Wpisanie zagranicznego aktu do polskiej księgi stanu cywilnego

Miejsce załatwienia sprawy: Urząd Stanu Cywilnego w Nozdrzcu, II pięrto, pok. 20

Osoba załatwiająca sprawę: Kierownik USC

Wymagane dokumenty:

  • wniosek o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego
  • ważny dowód osobisty  – do wglądu,
  • oryginał zagranicznego odpisu aktu stanu cywilnego,
  • urzędowe tłumaczenie zagranicznego aktu na język polski przez tłumacza przysięgłego, wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub polskiego konsula (nie dotyczy odpisów na drukach wielojęzycznych),
  • dowód zapłaty opłaty skarbowej
  • pełnomocnictwo – jeśli jest potrzebne (docx)

Jeżeli zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa nie zawiera zapisu o oświadczeniach małżonków w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenie w składanym wniosku o transkrypcję. W tym samym trybie małżonkowie mogą złożyć oświadczenie w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.

Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania transkrypcji, jeżeli:

1) dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie ma mocy dokumentu urzędowego, lub nie został wydany przez właściwy organ, lub budzi wątpliwości co do jego autentyczności, lub potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon;

2) zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia;

3) transkrypcja byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.

Opłaty: opłacie skarbowej podlega:

  • wydanie wnioskodawcy odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego po dokonaniu transkrypcji – 50 zł
  • pełnomocnictwo do wpisania zagranicznego aktu, jeśli takie zostało udzielone (więcej  w uwagach) – 17,00 zł.

Pełnomocnictwo udzielone: wstępnym (rodzice, dziadkowie), zstępnym (dzieci, wnuki) oraz rodzeństwu i małżonkowi nie podlega opłacie skarbowej.

Opłata skarbowa od wydania odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego po uzupełnieniu – 39 zł

Opłatę skarbową można uiścić przelewem na konto Urzędu Gminy Nozdrzec, nr rachunku 44 9093 1017 2004 0400 2310 0001 lub na miejscu, w kasie urzędu pok. nr 1.

Termin załatwienia sprawy: po złożeniu kompletu dokumentów – bez zbędnej zwłoki.

Tryb odwoławczy: odwołania w sprawie odmowy wpisania zagranicznego aktu stanu cywilnego rozpatruje Wojewoda Podkarpacki; adres: Podkarpacki Urząd Wojewódzki, ul. Grunwaldzka 15, 35-959 Rzeszów. Odwołanie kieruje się do Wojewody za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Nozdrzcu.

Termin odwołania: 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

Inne informacje:

Transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL

W przypadku gdy transkrypcja zagranicznego dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego urodzenie jest dokonywana na wniosek matki dziecka, a w dokumencie tym są zawarte dane ojca inne niż wynikające z domniemania pochodzenia dziecka od męża matki, kierownik urzędu stanu cywilnego, który dokona transkrypcji, zawiadamia o tym męża matki, pouczając go o prawie do wniesienia do sądu powództwa o zaprzeczenie ojcostwa, jeżeli jest możliwe ustalenie miejsca pobytu domniemanego ojca.

Wniosek o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego może złożyć:

  • osoba, której akt dotyczy lub jej przedstawiciel ustawowy,
  • osoba która wykaże interes prawny.

Jeżeli wniosek składa osoba, której akt nie dotyczy (wstępni, zstępni, rodzeństwo, osoba obca) wymagane jest pełnomocnictwo szczegółowe do dokonania czynności.

Uzupełnienie brakujących w zagranicznym akcie danych:

Transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego zarówno językowo, jak i formalnie, bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie stanu cywilnego. Osoba występująca z wnioskiem o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu, który nie zawiera wszystkich niezbędnych danych powinna wystąpić z wnioskiem o uzupełnienie aktu, ponieważ posługując się „polską wersją” aktu urodzenia, małżeństwa i zgonu sporządzoną z brakami, może napotkać na liczne problemy podczas załatwiania spraw urzędowych np. nadanie numeru PESEL, wydanie paszportu i dowodu osobistego, sporządzenie aktu notarialnego, postępowania przed sądami.

Uzupełnienia aktu zagranicznego dokonuje się w formie czynności materialno-technicznej.

Akty uzupełniane są na podstawie wcześniejszych aktów stanu cywilnego.